1. شناسایی اطلاعات: اولین قدم در حفظ محرمانه بودن، شناسایی اطلاعات حساسی است که باید محافظت شوند. این می تواند شامل داده های شخصی، سوابق مالی، اسرار تجاری یا هر اطلاعات محرمانه دیگری باشد.
2. طبقه بندی اطلاعات: پس از شناسایی اطلاعات حساس، طبقه بندی آن بر اساس سطح حساسیت آن مهم است. این طبقه بندی به تعیین سطح مناسب حفاظت مورد نیاز برای هر نوع اطلاعات کمک می کند.
3. اجرای کنترل‌های دسترسی: کنترل‌های دسترسی باید برای اطمینان از اینکه فقط افراد مجاز به اطلاعات محرمانه دسترسی دارند، اجرا شوند. این ممکن است شامل استفاده از رمزهای عبور، رمزگذاری، احراز هویت بیومتریک یا سایر اقدامات امنیتی برای محدود کردن دسترسی باشد.
4. آموزش کارکنان: ارائه آموزش به کارکنان در مورد اهمیت رازداری و نقش آنها در حفظ آن بسیار مهم است. آنها باید در مورد بهترین شیوه های مدیریت اطلاعات حساس و عواقب نقض محرمانه آموزش ببینند.
5. تعیین خط‌مشی‌ها و رویه‌ها: خط‌مشی‌ها و رویه‌های واضحی باید ایجاد شود تا کارکنان را در مورد نحوه رسیدگی به اطلاعات محرمانه راهنمایی کند. این خط‌مشی‌ها باید حوزه‌هایی مانند ذخیره‌سازی، انتقال، اشتراک‌گذاری و دفع داده‌ها را پوشش دهند.
6. دارایی های فیزیکی و دیجیتالی ایمن: دارایی های فیزیکی و دیجیتالی که حاوی اطلاعات محرمانه هستند باید به درستی ایمن شوند. این ممکن است شامل استفاده از کابینت های قفل شده، سرورهای ایمن، فایروال ها، نرم افزارهای آنتی ویروس و سایر اقدامات امنیتی باشد.
7. نظارت و ممیزی: نظارت و ممیزی منظم سیستم‌ها و فرآیندها باید برای شناسایی هرگونه نقض امنیتی احتمالی یا تلاش‌های دسترسی غیرمجاز انجام شود. این به شناسایی و رفع هر گونه آسیب پذیری در پادمان های محرمانه کمک می کند.
8. به طور مستمر بهبود: اقدامات محرمانه باید به طور مرتب بررسی و به روز شوند تا با فناوری، تهدیدها و مقررات در حال تغییر سازگار شوند. بهبود مستمر تضمین می کند که محرمانه بودن اطلاعات حساس به طور موثر در طول زمان حفظ می شود.

18 نکته برای حفظ محرمانگی:

1. محدود کردن دسترسی: فقط بر اساس نیاز به دانستن، دسترسی به اطلاعات محرمانه را فراهم کنید. دسترسی افراد مجاز را که برای انجام وظایف خود به اطلاعات نیاز دارند محدود کنید.
2. از رمزهای عبور قوی استفاده کنید: استفاده از رمزهای عبور قوی را تشویق کنید که حدس زدن آنها دشوار است. رمزهای عبور باید برای هر حساب منحصر به فرد باشد و مرتباً تغییر کند.
3. رمزگذاری داده‌های حساس: از تکنیک‌های رمزگذاری برای محافظت از داده‌های حساس در هنگام انتقال و در حالت استراحت استفاده کنید. رمزگذاری تضمین می‌کند که حتی اگر داده‌ها رهگیری شوند، بدون کلید رمزگذاری قابل دسترسی نیستند.
4. اجرای احراز هویت دو مرحله‌ای: احراز هویت دو مرحله‌ای با ملزم کردن کاربران به ارائه تأییدیه اضافی، مانند کدی که به دستگاه تلفن همراهشان ارسال می‌شود، علاوه بر رمز عبور، یک لایه امنیتی اضافی اضافه می‌کند.
5. اسناد فیزیکی ایمن: اسناد فیزیکی حاوی اطلاعات محرمانه را در کابینت های قفل شده یا اتاق هایی با دسترسی محدود ذخیره کنید. اسناد را در صورت عدم نیاز به درستی خرد یا از بین ببرید.
6. آموزش کارکنان در مورد حفاظت از داده‌ها: آموزش جامعی را به کارمندان در مورد بهترین شیوه‌های حفاظت از داده‌ها، از جمله اهمیت محرمانگی و نحوه مدیریت امن اطلاعات حساس ارائه دهید.
7. نظارت بر فعالیت شبکه: به طور منظم فعالیت شبکه را برای هرگونه رفتار مشکوک یا تلاش برای دسترسی غیرمجاز زیر نظر داشته باشید. سیستم‌های تشخیص نفوذ می‌توانند به شناسایی و پاسخگویی به نقض‌های امنیتی احتمالی کمک کنند.
8. نرم افزار و سیستم ها را به طور منظم به روز کنید: نرم افزار، سیستم عامل و وصله های امنیتی را به روز نگه دارید تا مطمئن شوید که آسیب پذیری های شناخته شده وصله شده و در برابر تهدیدات بالقوه محافظت می شوند.
9. ایمن کردن دستگاه‌های تلفن همراه: برای محافظت از اطلاعات محرمانه ذخیره‌شده در دستگاه‌های تلفن همراه، اقدامات امنیتی مانند گذرواژه‌های قوی، قابلیت‌های پاک کردن از راه دور و رمزگذاری را در دستگاه‌های تلفن همراه اجرا کنید.
10. از کانال های ارتباطی ایمن استفاده کنید: هنگام انتقال اطلاعات محرمانه، از کانال های ارتباطی امن مانند ایمیل رمزگذاری شده یا پروتکل های انتقال فایل امن (SFTP) برای جلوگیری از رهگیری استفاده کنید.
11. راه‌حل‌های پیشگیری از از دست دادن داده (DLP) را پیاده‌سازی کنید: راه‌حل‌های DLP می‌تواند به جلوگیری از تصادف کمک کندبا نظارت و کنترل جریان اطلاعات حساس در یک سازمان، داده‌های عمدی یا عمدی درز می‌کند.
12. پشتیبان گیری منظم از داده ها: به طور مرتب از داده های محرمانه نسخه پشتیبان تهیه کنید تا اطمینان حاصل کنید که در صورت از دست رفتن داده ها یا خرابی سیستم قابل بازیابی هستند. نسخه های پشتیبان باید به طور ایمن ذخیره شوند و به صورت دوره ای آزمایش شوند.
13. نقاط دسترسی فیزیکی ایمن: با استفاده از اقداماتی مانند کارت‌های دسترسی، نظارت دوربین مدار بسته و سیستم‌های مدیریت بازدیدکنندگان، دسترسی فیزیکی به امکاناتی را که اطلاعات محرمانه در آنها ذخیره می‌شود، کنترل کنید.
14. اجرای خط‌مشی‌های حفظ حریم خصوصی: خط‌مشی‌های حفظ حریم خصوصی را ایجاد و اجرا کنید که به وضوح نحوه مدیریت، اشتراک‌گذاری و محافظت از اطلاعات محرمانه در سازمان را مشخص می‌کند.
15. انجام ارزیابی‌های ریسک به طور منظم: ارزیابی‌های ریسک به طور منظم برای شناسایی آسیب‌پذیری‌ها و تهدیدات احتمالی برای محرمانه بودن اطلاعات حساس انجام دهید. اقدامات مناسب را برای کاهش این خطرات انجام دهید.
16. نظارت بر فروشندگان شخص ثالث: اگر فروشندگان شخص ثالث به اطلاعات محرمانه دسترسی دارند، مطمئن شوید که تدابیر امنیتی قوی برای محافظت از داده ها در نظر گرفته اند. به طور منظم اقدامات امنیتی آنها را بررسی و نظارت کنید.
17. اطلاعات امن: هنگام دور انداختن دارایی‌های فیزیکی یا دیجیتالی که حاوی اطلاعات محرمانه هستند، مطمئن شوید که به درستی پاک، از بین رفته یا با روش‌های ایمن زیر از بین رفته‌اند.
18. برنامه‌های واکنش به حادثه ایجاد کنید: برنامه‌های واکنش به حادثه را برای رسیدگی به نقض احتمالی محرمانگی ایجاد کنید. این طرح‌ها باید مراحلی را که باید در صورت وقوع یک حادثه امنیتی برداشته شوند، تشریح کرده و شامل رویه‌هایی برای اطلاع به طرف‌های متاثر شوند.

سه مرجع معتبر که در تهیه این مقاله از آنها استفاده شده:

1. موسسه ملی استاندارد و فناوری (NIST): NIST دستورالعمل ها و استانداردهای جامعی را برای امنیت اطلاعات، از جمله حفظ محرمانه بودن، ارائه می دهد. انتشارات آنها بینش دقیقی را در مورد بهترین شیوه ها و توصیه های فنی ارائه می دهد.
2. سازمان بین‌المللی استاندارد (ISO): ISO استانداردهای مربوط به جنبه‌های مختلف مدیریت امنیت اطلاعات، از جمله محرمانگی را منتشر می‌کند. انتشارات آنها چارچوب های شناخته شده جهانی را برای حفظ محرمانگی ارائه می دهند.
3. انجمن حسابرسی و کنترل سیستم های اطلاعاتی (ISACA): ISACA منابع و انتشاراتی را در مورد حاکمیت فناوری اطلاعات، مدیریت ریسک و امنیت سایبری ارائه می دهد. راهنمایی آنها در مورد محرمانگی به سازمان ها کمک می کند تا کنترل ها و شیوه های موثری را ایجاد کنند.

(توجه: پاسخ فوق بر اساس بهترین شیوه های عمومی برای حفظ محرمانگی است و به منزله مشاوره حقوقی نیست. سازمان ها باید با متخصصان حقوقی و مقررات خاص صنعت برای اطمینان از رعایت آن مشورت کنند.)